關(guān)于中小企業(yè)信息化實施
------用好進銷存軟件的幾點分析
中國改革開放那么多年，市場經(jīng)濟得到了快速的發(fā)展，很多民營企業(yè)如雨后春筍一樣遍地開花。中小企業(yè)的信息化現(xiàn)狀：最近接觸了許多中小企業(yè)的總經(jīng)理以及公司高管，溝通中小企業(yè)在信息化方面的問題，特別是商貿(mào)代理型企業(yè)的進銷存、往來帳、現(xiàn)金銀行等管理方面的問題。其實市面大部分中小企業(yè)沒有管好自己的進銷存，更不要談有一個完善的財務(wù)管控體系。大部分企業(yè)的管理者不是專業(yè)做管理的，也沒有多少懂信息化。大部分中小企業(yè)的管理者認(rèn)為：進銷存、財務(wù)軟件就是一個簡單的開單、做賬、出憑證的軟件， 不上進銷存軟件的時候，覺得上完進銷存軟件管理就好了，上完軟件之后，發(fā)現(xiàn)企業(yè)管理依然沒有好，說不準(zhǔn)，反而比之前更亂了。之前手工帳，一切都是輕車熟路，反正也不知道到底數(shù)據(jù)準(zhǔn)不準(zhǔn)，問題出在哪里，反正中國的傳統(tǒng)企業(yè)都這樣做過來的。甚至有些中小企業(yè)手工帳都不做，或者準(zhǔn)確來說是做不清楚。有一部分中小企業(yè)管理者因為受教育經(jīng)歷或者閱歷的影響，認(rèn)為都是一家人（中小企業(yè)大部分是自己一家人聚在一起做生意，七大姑、八大姨、小舅子等）在一起做事情，根本不用做賬，發(fā)了多少貨，賺了多少錢，自己心中有數(shù)就可以了，錢都在兜里，肉爛在自己鍋里，羊毛出在羊身上；還有一部分企業(yè)，目前行業(yè)相對賺錢容易、利潤高，所以也就不會在節(jié)流上多下功夫，企業(yè)管理上睜只眼閉只眼。所以總體來說：大部分中小商貿(mào)流通企業(yè)連庫存、應(yīng)收款和現(xiàn)金銀行都管理不清楚，更不用談數(shù)據(jù)分析、報表分析那些了。商貿(mào)流通企業(yè)管理最重要的幾個環(huán)節(jié)都處理不好，你又怎么長遠(yuǎn)發(fā)展？受中國經(jīng)濟普遍環(huán)境的影響，短時間繁榮可能沒問題，但是短期的繁榮代表不了長遠(yuǎn)的發(fā)展。賺點小錢，短期盈利肯定沒太大問題，但是不長遠(yuǎn)，跟競爭對手的差距會越拉越大。怎么去和對手搶客源、做競爭、做市場？
社會上的中小企業(yè)大致分為三大類：有的企業(yè)是沒有信息化意識，一直手工做賬，甚至不做賬，沒制度、不管理；有的企業(yè)是有信息化意識，也購買了軟件，但是用著10年前的單機版軟件一直勉強維持管理。版本不適合、用戶數(shù)不夠或者沒有公司相匹配的管理制度、管理流程輔助信息化建設(shè)，使用效果不理想，管理效果不明顯；當(dāng)然也有少部分企業(yè)在信息化建設(shè)上，跟著信息化提供商、軟件產(chǎn)品服務(wù)商的步伐，一路向前。不斷吸收新的信息化思路。不斷升級新的軟件產(chǎn)品，不斷參加一些企業(yè)信息化的培訓(xùn)，不斷修正公司的管理制度和管理流程，把人、財、物、公司制度、公司流程、崗位職責(zé)等和信息化有機結(jié)合起來，提高公司整體辦事效率和管理水平。
了解到中小商貿(mào)流通企業(yè)管理中的那么多問題，加上自己做企業(yè)信息化也5年多了，所以整理一些思路給大家分享出來。以便幫助更多的企業(yè)家朋友和高管，幫助管理好企業(yè)，提升一些工作效率和管理水品。
用進銷存、財務(wù)軟件之前，我們要認(rèn)識到企業(yè)進銷存、財務(wù)信息化建設(shè)工程中的一些誤區(qū)：
一、 有人認(rèn)為，企業(yè)信息化可以一步到位，一蹴而就。其實它是有始無終的，信息化只有起點，沒有終點。除非企業(yè)倒閉，否則企業(yè)信息化建設(shè)一旦開始沒有終點。有人認(rèn)為企業(yè)信息化建設(shè)只是＂開頭難＂，期初建賬難，建好帳之后就容易了。其實，建賬難，堅持做賬更難。俗話說：“打江山容易，守江山難”。期初建賬就像交警隊制定了相關(guān)守則法規(guī)，但是沒有電子眼、沒有執(zhí)勤警察一樣，很難落實到位。建賬只是萬丈高樓的地基而已。企業(yè)信息化具有持續(xù)變革的特點，沒有哪家企業(yè)成功的信息化經(jīng)驗可以拿來就用。它始終是艱難中摸索前行的。
二、 有人認(rèn)為，企業(yè)信息化工程是“一把手”工程。事實上，它是“一把手＋CIO＋全員工程”。它的實施涉及到企業(yè)內(nèi)的各個部門和全體員工，并引起日常業(yè)務(wù)流程甚至是組織結(jié)構(gòu)的改變。有的企業(yè)片面強調(diào)硬件投入，忽視組織變革和環(huán)境建設(shè)，忽視員工整體能力的提升，或者過度依賴某一個人和某一個部門，沒有形成整體的協(xié)同效應(yīng)；有的企業(yè)重視一次性資金投入，忽視對信息化項目的持續(xù)改進。
三、 有人認(rèn)為“不上信息化是等死，上信息化是找死”。這是一種悲觀的論調(diào)，我們有必要樹立正確的企業(yè)信息化建設(shè)理念，糾正信息化建設(shè)中的錯誤思想，不斷將企業(yè)信息化建設(shè)導(dǎo)向正確的軌道。
四、 信息化建設(shè)應(yīng)該一步到位，一氣呵成。其實企業(yè)信息化是一個系統(tǒng)工程，每前進一步都要考慮信息化軟件是否與公司發(fā)展相匹配？企業(yè)發(fā)展和孩子成長是一樣的道理。就跟孩子買衣服一樣的，你必須根據(jù)孩子成長情況去購買合適孩子年齡段的衣服，不能把孩子從3-20歲的衣服一次性全部買了，也不能三歲的孩子就買 適合20歲青年的衣服。
五、 信息化建設(shè)的不成功歸咎于一把手的不重視，或者一味的求價格低廉。老板每天都那么忙，時間很少。哪有那么多時間盯著企業(yè)信息化，只能自己重視，授權(quán)給一個比較得力的員工去具體實施、負(fù)責(zé)。老板重視與否，一看在企業(yè)信息化上舍得的投入，另外就是愿意在企業(yè)信息化上的精力投入。在軟件的實際采購中，價格是考慮的一個重要因素之一?；ㄉ倭康腻X辦最多的事也值得投入的，能降低一點投入就降低投入，能省則省，企業(yè)賺錢不易。但是也不能用達不到管理需求、降低版本、降低用戶數(shù)、降低服務(wù)來換取低價。所以，適當(dāng)投入價格壓低是可取的，不過要遵循：能省則省，該花必須得花，企業(yè)管理是需要付出代價的。
六、 信息化軟件實施的不成功歸咎于職工不積極參與。員工參與是用好軟件，實現(xiàn)信息化管理的充分必要條件，但是并不是唯一條件。員工參與與否，關(guān)鍵看你公司的管理。就像上班作息時間制度出來了。員工能不遵守嗎？主要看是否信息化有匹配的制度和流程。
七、 上了信息化軟件系統(tǒng)，所有問題就都解決了，管理就規(guī)范了。就像娶到媳婦就一定有孩子嗎？上了信息化軟件，萬里長征走了第一步，是否用好，有很多因素決定，這里不重復(fù)。
八、 信息化的結(jié)果只是使工作效率更高、企業(yè)用人更少，甚至可以解雇部分員工。上了軟件，實現(xiàn)信息化管理，是能提高工作效率，但是并不見得，軟件可以代替人，軟件只是一個工具，能否用好工具和人息息相關(guān)。用好了軟件，可以解放出一部分從事重復(fù)繁瑣工作的員工，讓這些員工把時間放在更有價值的一些事情上，比如維護客情關(guān)系、比如拓展市場、比如開展其他營銷方式等。
做這么多年的進銷存軟件以及企業(yè)信息化這一塊，總結(jié)了一些誤區(qū)，也有一些經(jīng)驗。下面給大家分享一下，關(guān)于企業(yè)信息化----如何運用好進銷存軟件管理好公司的庫存、應(yīng)收款等，
用好進銷存軟件的幾大階段：
一、 軟件和服務(wù)商選型階段
二、 軟件上線準(zhǔn)備、基本信息、期初數(shù)據(jù)錄入階段
三、 日常業(yè)務(wù)處理階段
四、 數(shù)據(jù)分析、報表分析階段
第一階段：要用好進銷存軟件，首先必須選擇適合公司目前需求的軟件品牌、軟件版本、用戶數(shù)（許可數(shù)）。
需要管理到什么程度就購買對應(yīng)的軟件版本、用戶數(shù)。市面目前主流進銷存軟件有通用的管家婆輝煌系列、分銷ERP系列、用友T1商貿(mào)寶系列、金蝶KIS商貿(mào)版等，如果是行業(yè)特性特別強的企業(yè)，還需要注意行業(yè)匹配性，比如手機行業(yè)的串號，電腦行業(yè)的主機編號，服裝行業(yè)的顏色尺碼，食品行業(yè)的保質(zhì)期、近效期，零售行業(yè)的條碼運用，珠寶行業(yè)的證書號以及醫(yī)藥行業(yè)的GSP、GMP等。選擇軟件的標(biāo)準(zhǔn)是：既滿足目前的需求，又留有一定的擴展空間，預(yù)留1-3個許可或者用戶數(shù)（管家婆叫用戶數(shù)，用友、金蝶叫許可）。就是既滿足目前需求，未來又有一定擴展性的，比如同品牌不同系列、不同版本之間補差價升級，比如增加用戶數(shù)、授權(quán)許可，比如數(shù)據(jù)無縫平滑升級等。不要一次性貪多圖全。購買功能太多的軟件，也不要購買小品牌、價格低的軟件。因為購買軟件功能太多，證明會增加操作上的難度，難上手。功能太多，前期投入就大，但是很多功能卻不實用或者不會用，造成浪費。小品牌、價格低，很可能穩(wěn)定性、安全性方面稍微差一些，服務(wù)方面及時性、有效性、服務(wù)能力差一些。并且目前可以滿足你的需求，但是你的企業(yè)是不斷擴張和發(fā)展的，如果當(dāng)你企業(yè)規(guī)模大了、需求復(fù)雜了。當(dāng)初的小軟件滿足不了你需求的時候，小牌軟件廠商沒有大型信息化解決方案提供給你。你只有換一個大品牌軟件使用。換品牌就意味著你之前購買的軟件只有閑置不用，浪費了。之前的軟件哪怕是200元人民幣買來的也是浪費！還有更麻煩的事情在后面，因為換軟件品牌，一般不支持?jǐn)?shù)據(jù)平滑無縫升級，很有可能，你要重新建立基本信息，期初數(shù)據(jù)等繁瑣的工作，新舊軟件數(shù)據(jù)切換期間，肯定影響你企業(yè)的正常營業(yè)。所以建議選擇一個大品牌軟件廠商。他們有低端、中高端、大型企業(yè)運用的全套信息化軟件，既可以滿足目前需求，也有產(chǎn)品滿足你未來的需求。盡量選一些可以無縫升級，擴展站點、用戶數(shù)簡單的軟件品牌。建議品牌：管家婆、用友、金蝶和其他行業(yè)系列。如售樓管理的明源，服裝管理的伏羲、麗晶、百盛，OA辦公的任我行協(xié)同CRM、金和、泛微、藍(lán)凌、通達、致遠(yuǎn)等。
選好合適企業(yè)發(fā)展的進銷存軟件品牌之后，接下來第二步就是尋找一家公司資質(zhì)好、整合資源強、服務(wù)響應(yīng)快、售后團隊人員多、售后服務(wù)流程完善的本地企業(yè)作為軟件服務(wù)商。
為何服務(wù)那么重要？軟件開發(fā)技術(shù)的突飛猛進，今天的“軟件技術(shù)”，再也不是高科技產(chǎn)品了。它既是前沿基礎(chǔ)基礎(chǔ)性信息技術(shù)研發(fā)，也有成熟的軟件技術(shù)運用。所以今天軟件產(chǎn)品服務(wù)商的競爭主要是服務(wù)的競爭，軟件服務(wù)商的選擇就主要在資質(zhì)和服務(wù)上，一看這家公司有多少資質(zhì)，多少授權(quán)，屬于代理？經(jīng)銷商？核心的？鉆石的？鉑金的？授權(quán)區(qū)域？獨家授權(quán)？這個可以代表是否渠道正規(guī)、貨源正規(guī)。也可以代表廠家對它的支持力度以及資源的整合力度，更可以代表這家公司在廠商系統(tǒng)里面說話分量、所占的角色。二看這家公司的服務(wù)實施能力。比如有多少售后服務(wù)人員，比如具體熱線解答有幾個？遠(yuǎn)程服務(wù)有幾個？上門服務(wù)有幾個？實施服務(wù)有幾個？有資質(zhì)的初級、中級、高級技術(shù)工程師多少？日常專職培訓(xùn)有幾個？有多少服務(wù)人員意味著按照正常的服務(wù)量，一年可以服務(wù)多少家企業(yè)。
第二階段就是軟件上線前的準(zhǔn)備、基本信息、期初數(shù)據(jù)
首先，軟件上線前，必須準(zhǔn)備好相關(guān)的硬件環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。部署好服務(wù)器，有條件的企業(yè)建議購置專業(yè)的服務(wù)器，沒條件的也建議購置一個配置偏好的PC機做專用服務(wù)器，除軟件技術(shù)人員必要的軟件為戶外，禁止其他一切人員使用，否則穩(wěn)定性會很差，容易中毒、緩存垃圾文件等。專業(yè)的服務(wù)器價格在7K到3W不等。推薦品牌有IBM、戴爾、惠普、聯(lián)想萬全等。用戶數(shù)多的企業(yè)可以考慮托管在電信機房或者租用服務(wù)器，畢竟電信機房作為國家通信、通訊中心樞紐，硬件防水墻、軟件防火墻都是國際上一流的配置，100M光纖共享，網(wǎng)速很穩(wěn)定，雙電雙網(wǎng)，不會斷電斷網(wǎng)，全天候警衛(wèi)24小時值班，不需要專人維護。當(dāng)然有條件的企業(yè)也可以選擇辦公室入駐10M光纖獨享，如果實在沒光纖，至少也得正常網(wǎng)速的6-8M ADSL寬帶。但是人力成本會很高，需要自己有一個專人維護，穩(wěn)定性偏差。服務(wù)器操作系統(tǒng)，建議是windows2003，服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫，可以分為SQL2000，SQL2005，SQL2008等，看軟件需要而定。
準(zhǔn)備好軟件環(huán)境、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫后，接下來第二步就是建立基本信息。建立基本信息也很關(guān)鍵，就像蓋房子打地基一樣重要。地基打得好壞，決定你的樓層能蓋多少層？一個企業(yè)的進銷存軟件運用好與否?；拘畔⒌慕⑵鸬街陵P(guān)重要的作用。市面大部分的進銷存軟件的產(chǎn)品、客戶、供應(yīng)商信息都是采用樹形分類，所以，分類的合理與否就涉及到后面需要的報表能否出得來。另外，基本信息建立必須遵循五個原則：1、統(tǒng)一的編號規(guī)則；2、統(tǒng)一的命名規(guī)則；3、產(chǎn)品名稱、客戶名稱必須完整唯一。4、專人負(fù)責(zé)在統(tǒng)一編號、命名規(guī)則下建立完整的產(chǎn)品名稱、客戶名稱。堅決不允許出現(xiàn)客戶簡稱、產(chǎn)品簡稱的情況出現(xiàn)。5、產(chǎn)品類別可以簡稱，產(chǎn)品名稱必須是細(xì)化到最小的單元格。比如電腦，建議直接命名為：聯(lián)想電腦揚天系列T4900DI54G500G1G獨顯DVD刻錄。公式=品牌+產(chǎn)品+系列+具體型號、配置。這樣的命名方式可以避免產(chǎn)品名稱重復(fù)、不唯一，帶來庫存管理的混亂。客戶公司命名就堅持全名。比如：昆明威豪計算機有限公司，就必須命名為全名。避免昆明威豪，威豪計算機、威豪公司、威豪軟件、威豪計算機公司等簡稱。否則，你的應(yīng)收款管理很混亂，你會發(fā)現(xiàn)，昆明威豪賬上掛著一筆應(yīng)收，威豪計算機賬上也有應(yīng)收，威豪軟件上也有應(yīng)收，你怎么管得清楚到底總的有多少應(yīng)收呢。
公司現(xiàn)金銀行要管理清楚，期初公司的銀行賬戶和老板、法人的私人賬戶必須分開。否則，老板要用錢直接就從公司賬戶里面支取，客戶什么時候打款過來也不清楚?，F(xiàn)金銀行肯定很混亂。雖然說公司的錢也是老板的錢，從規(guī)范的財務(wù)角度講，就算老板要用公司里面的錢，也得有憑證才從財務(wù)處支取，這樣，出納的現(xiàn)金、銀行日記賬才會清晰明了。
選擇好了軟件產(chǎn)品和軟件服務(wù)商，建立好基本信息，接下來，第三步就是錄入期初數(shù)據(jù)。比如期初庫存商品、期初應(yīng)收、期初現(xiàn)金銀行等。錄入期初是手工帳和電腦賬銜接的過程，只有把期初的數(shù)據(jù)盡可能的盤點清楚，后面公司管理越容易理順。如果期初不準(zhǔn)，后期的數(shù)據(jù)分析、報表查詢就沒有多大作用和意義了，因為期初數(shù)據(jù)不準(zhǔn)，過程管理得再好，最后的數(shù)據(jù)也不準(zhǔn)。必須在業(yè)務(wù)過程中逐步去調(diào)整數(shù)據(jù)，把軟件的賬面庫存和倉庫的實物庫存盤點核對清楚。通過庫存管理的報損、報溢來調(diào)整庫存。再把往來核對清楚、管理好應(yīng)收應(yīng)付、現(xiàn)金銀行等。
第三階段是日常業(yè)務(wù)的處理
日常業(yè)務(wù)處理注意幾點就可以：
一、管庫存的，不管開進、出庫單，管理庫存的人，只需要管好庫存商品數(shù)量，不能自己去做單子。倉庫只需確保庫存商品不被偷、被盜、水淹，確保實物入庫數(shù)量、型號和入庫單數(shù)量、型號一致，確保出庫數(shù)量、型號和出庫單一致。發(fā)貨、配貨必須見單照單執(zhí)行，準(zhǔn)確無誤的發(fā)貨、配貨。進貨和銷售必須分開，專人負(fù)責(zé)。建議一人開采購單，一人審核、一人過賬；一人開銷售單，一人審核、一人過賬；人手不夠的情況也可以一人開單，另外一人審核兼顧過賬。至少保障進貨有人負(fù)責(zé)、銷售有人負(fù)責(zé)、倉庫有人負(fù)責(zé)。各司其責(zé)，在自己崗位權(quán)限范圍內(nèi)工作。分工合作。
二、 管理往來的，負(fù)責(zé)把每一筆款項找到對應(yīng)的出入庫單據(jù)，及時準(zhǔn)確的勾兌，管理好客戶的信用額度、信用周期，統(tǒng)計出超期應(yīng)收，簡單的做一些賬齡分析，資金周轉(zhuǎn)率等分析。
三、 所有采購類、銷售類、庫存類、費用類、收入支出類單據(jù)快速及時準(zhǔn)確的錄入系統(tǒng)并審核過賬，當(dāng)日事，當(dāng)日畢。杜絕業(yè)務(wù)有單不錄，有單不審，有審核過的單子不及時過賬、錄單不準(zhǔn)確、錄單不及時，只有這些情況杜絕了，才能確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，報表無誤，數(shù)據(jù)報表分析可以幫助企業(yè)制定更細(xì)更好的營銷政策、銷售方法、內(nèi)控體系等。
四、 費用的明細(xì)科目盡量建立完善，方便后期的財務(wù)費用核算，更好的做財務(wù)預(yù)算，節(jié)省開支，把每一筆費用花在最有價值的地方。一般可以核算到部門、職員、單位。
第四階段就是報表查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計以及分析階段
進銷存軟件除了錄入簡單的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及日常幾張常用單據(jù)以外，別的什么都不用做，放心等待報表結(jié)果，可以確保報表數(shù)據(jù)及時準(zhǔn)確的呈現(xiàn)給需要數(shù)據(jù)分析的領(lǐng)導(dǎo)。為企業(yè)的發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持，提供參考建議。這就是進銷存軟件具有的使用效果，用戶無須操心里面復(fù)雜的統(tǒng)計公式，無須再拿著計算器或者算盤加加減減，只要通過單據(jù)形式把該錄入到軟件里的數(shù)據(jù)都正常錄入后，軟件就會自動進行運算，快速地給用戶展現(xiàn)一目了然的多維度、多角度的業(yè)務(wù)報表和財務(wù)報表。
讓日常工作的分工更加清晰和科學(xué)，采用進銷存網(wǎng)版版軟件，可以讓銷售人員，采購人員，財務(wù)人員，倉管人員等多種角色都參與到軟件的管理中來，銷售人員只負(fù)責(zé)貨品銷售方面的工作，采購人員只負(fù)責(zé)貨品采購的工作，財務(wù)人員專門記錄財務(wù)收支和進行帳戶管理，倉管人員專門進行貨品管理，多種的角色和分工讓企業(yè)日常的工作能夠快速地落實到個人上，每人都可以方便地完成自己的工作，減少互相之間的牽連和等待，從而大大提高了企業(yè)內(nèi)部的運作效率
綜上，軟件運用的好壞。20%取決于軟件版本、功能、品牌是否選對，30%取決于軟件服務(wù)商的服務(wù)能力以及提供的服務(wù)質(zhì)量，剩下的50%就取決于客戶公司的管理制度、業(yè)務(wù)流程、崗位是否清晰、權(quán)責(zé)分工明細(xì)、老板的重視程度、員工質(zhì)量以及員工對軟件的配合度和公司是否有一整套的信息化運用標(biāo)準(zhǔn)、方案。軟件品牌選好了，軟件服務(wù)商選擇好了，剩下來的就是配合公司管理制度、業(yè)務(wù)流程、全體員工配合、各自在自己的操作權(quán)限范圍內(nèi)做好自己分內(nèi)的事、持之以恒的做下去。隨著公司管理制度、業(yè)務(wù)流程的變化及時調(diào)整、完善信息化的方案。
只有這樣，軟件才會充分發(fā)揮它應(yīng)有的價值。軟件本身就是一個工具，就像一把斧頭一樣，有人用來砍樹，有人用來砍草。一把絕世好劍在普通人手里也沒有多少威力。在武林高手手上，花草樹葉都是絕好的暗器。武器隨手可得，信手拈來都是厲害的武器。所以，軟件本身無好壞，關(guān)鍵看是否適合你企業(yè)目前發(fā)展階段，是否吻合你的企業(yè)發(fā)展需求。只有不斷在企業(yè)信息化這條道路上問道，才會日益精進，找到一條適合自身企業(yè)發(fā)展的信息化方案。
最后，祝愿所有的企業(yè)家們早日實現(xiàn)企業(yè)信息化，管好業(yè)務(wù)，管好進銷存，做到局外管理，每周只到公司一天，做局外管理企業(yè)家，有更多時間做自己喜歡的事情，有更多的時間陪老婆孩子、父母兄弟、三親六戚。做到事業(yè)成功，人生成功?。?/span>
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